1./ OVEREENKOMST

De overeenkomst tussen de aanvrager of klant enerzijds en de uitvoerder Leuven Leisure (hierna LL) anderzijds, komt tot stand door de aanvaarding door de aanvrager van het aanbod van LL. Per e-mail geeft de aanvrager aan met LL een overeenkomst te willen aangaan voor het leveren van één of meer diensten. De aanvrager krijgt van LL via e-mail bevestiging van de reservatie(s) en het detail van het programma. Daarmee ligt de overeenkomst voor het leveren van de gevraagde dienst(en) vast.

2./ PRIJZEN

Voor particuliere klanten zijn de op de website vermelde prijzen eindprijzen, dat betekent btw inclusief – exclusief btw geldt enkel voor zakelijke klanten, dat zijn in principe de klanten die een factuur wensen. De prijzen voor Belgische zakelijke klanten zijn exclusief btw. Klanten in EU landen dienen geen Belgische btw te betalen, voor de levering van diensten binnen de EU is de btw verlegd. Buiten de EU zijn andere facturatieregels van toepassing: behoudens eventuele uitzonderingen voorzien in de wet dient de Belgische btw te worden betaald en zijn de prijzen exclusief btw.

Voor de organisatie van je restaurantbezoek of iedere andere praktische regeling van een dienst op jouw vraag (bv. hotelovernachting, vervoer etc.) brengt LL de administratieve kost van 10% op kost in rekening, da’s opnieuw btw inclusief voor particuliere klanten, en exclusief btw voor zakelijke klanten.

3./ BETALING

Voor particuliere klanten verloopt de betaling via eenvoudige bankoverschrijving. Bij het vastleggen van de reservatie vraagt LL de betaling van een voorschot. De restbetaling wordt gevraagd eens het precieze aantal deelnemers is gekend en daarmee dus de gehele kost van de reservatie, in principe twee weken voor aanvang van de activiteit.

Voor zakelijke klanten verloopt de betaling via factuur, met bankoverschrijving. Bij het vastleggen van de reservatie vraagt LL de betaling van een voorschot per eenvoudige bankoverschrijving (zonder factuur, het bedrag kan nadien worden afgehouden van de factuur) of middels een voorschotfactuur. De eindfactuur wordt opgemaakt en gestuurd eens het precieze aantal deelnemers is gekend en daarmee dus de gehele kost van de reservatie, in principe twee weken voor aanvang van de activiteit. De betaaltermijn van de facturen is 15 dagen.

Bij reservatie van een restaurantbezoek op vraag van de klant en doorfacturatie via LL, krijgt de klant van LL een extra eindfactuur voor geconsumeerde dranken en eventuele andere extra’s.

Bij onvolledige betaling of bij niet-betaling van de kostprijs van de dienst(en) (particulieren) of van het factuurbedrag (zakelijke klanten), behoudt LL zich het recht voor ook zonder kennisgeving van ingebrekestelling en enkel door het verstrijken van de wettelijke betaaltermijn, een nalatigheidintrest van 10% op het bedrag aan te rekenen, met een minimum van 75 euro. LL behoudt zich tevens het recht voor alle bijkomende kosten (bijvoorbeeld voor extra administratief werk, voor juridisch advies etc.) die zij ter aansporing tot betaling maakt, integraal door te rekenen aan de klant die in gebreke is. Voor geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, zijn enkel de rechtbanken van Leuven bevoegd deze te behandelen.

4./ PROGRAMMA EN DEELNEMERTAL

De medewerkers van LL werken iedere activiteit minutieus uit en hier komt heel wat administratie en planning bij kijken. Daarom dient de klant alles in het werk te stellen de goede uitvoering van het geplande programma mogelijk te maken en stipt op het overeengekomen uur aanwezig te zijn op de overeengekomen startplaats. Indien niet tijdig kan worden gestart, is het mogelijk dat delen van het programma niet kunnen worden uitgevoerd. Bij een vertraging vanaf een half uur behoudt LL zich het recht voor de activiteit integraal te annuleren. De volledige kost van de activiteit wordt in rekening gebracht.

De aanvrager is verantwoordelijk voor het tijdig – minimaal twee weken voor aanvang van de levering van de dienst(en) dus –, correct en volledig doorgeven van de eigen informatie m.b.t. de overeenkomst. LL stelt haar werking en organisatie volledig af op de informatie die zij minimaal twee weken voor het leveren van de dienst(en) van de aanvrager verkrijgt. Iedere wijziging m.b.t. het initieel bevestigde programma die nadien wordt gevraagd, kan een kost met zich meebrengen.

De klant wordt geacht ten minste twee weken voor aanvang van de activiteit via e-mail het definitieve en onveranderlijke deelnemertal aan zijn/haar LL contactpersoon mee te delen. Een eventuele wijziging nadien dient ten laatste 48u voor aanvang van de activiteit te worden gecommuniceerd met de LL contactpersoon. Iedere wijziging van het aantal deelnemers kan een kost met zich meebrengen. De dag van de activiteit zelf legt de gids zich toe op het begeleiden van de activiteit en neemt geen nota van een wijziging m.b.t. het aantal deelnemers.

Leuven is traditioneel een café- en bierstad, dat is leuk en gezellig, en ook LL biedt activiteiten aan waarop bier wordt geproefd. Het is belangrijk dat dit ten allen tijde aangenaam kan verlopen. Personen die geïntoxiceerd aan de start van een activiteit komen of die zich tijdens de activiteit vanwege hun beschonken toestand onvoldoende respectvol gedragen, kunnen door onze gidsen worden geweigerd (verder) te worden bediend. De gehele kost van de activiteit wordt in rekening gebracht.

5./ ANNULERING DOOR DE AANVRAGER

Het – geheel dan wel gedeeltelijk – verbreken van de overeenkomst door de aanvrager kan aanleiding geven tot het betalen aan LL van een schadeloosstelling ter compensatie van reeds verricht administratief en of ander werk. De overeenkomst of een deel van de overeenkomst kosteloos annuleren is mogelijk tot vier weken voor aanvang. Bij annulatie van een boeking minder dan vier weken vooraf, worden deze annulatiekosten aangerekend:

minder dan 72u voor aanvang: 100% van de kosten * met minimum van 120 euro

3-7 dagen vooraf: 75% van de kosten *

1-2 weken: 50% van de kosten *

2-3 weken vooraf: 25% van de kosten *

3-4 weken: 90 euro

meer dan 4 weken: 0 euro

Bijkomend worden eventuele reservaties door LL op jouw vraag bij derden gemaakt, 1 op 1 volgens de annulatievoorwaarden van deze derde partijen aan je doorverrekend.

Daarnaast bieden we eenmalig de mogelijkheid om je reservatie bij LL kosteloos te verplaatsen naar een datum binnen de zes maanden vanaf de initieel geplande datum. Nadien gelden opnieuw de voorwaarden voor annulatie als boven – maar dus zonder de mogelijkheid om de boeking een tweede keer kosteloos te verplaatsen indien een tweede keer laattijdig wordt geannuleerd

Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, welke niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, kunnen enkel door de rechtbanken van Leuven worden behandeld.

LL behoudt zich het recht voor deze annulatievoorwaarden onverminderd te hanteren: in principe kan geen enkele reden die de aanvrager inroept om de in de overeenkomst vastgelegde levering van één of meer diensten eenzijdig te verbreken, aanleiding geven tot het vrijstellen van de aanvrager van de bovenstaande annulatievoorwaarden en schadeloosstelling. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, welke niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, kunnen enkel door de rechtbanken van Leuven worden behandeld.

Ook de vrees voor een ongunstige weersituatie kan dus geen reden zijn die de aanvrager in kan roepen om last-minute eenzijdig de overeenkomst of een deel van de overeenkomst te verbreken. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager de voorspelde weersituatie op te volgen en indien gewenst minstens 48u op voorhand LL te contacteren voor een overleg m.b.t. eventueel nog mogelijke alternatieven voor de uitvoering van een in de overeenkomst vastgelegde dienst of activiteit. De medewerkers van LL stellen dan alles in het werk om één of meer alternatieve activiteiten voor te stellen. Gaat de aanvrager niet akkoord met het voorstel of de voorstellen van LL, dan wordt voor de aanvrager door BH alsnog de initieel vastgelegde activiteit geleverd. De volledige kostprijs van de dienst(en) als vastgelegd in de overeenkomst dient in beide gevallen (zowel bij het aanvaarden van het alternatief als bij het niet-aanvaarden) door de aanvrager te worden voldaan. Eventuele geschillen die hieruit voortvloeien, welke niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, kunnen enkel door de rechtbanken van Leuven worden behandeld.

De aanvrager bevindt zich steeds in de mogelijkheid vooraf (idealiter minimaal drie weken voor de levering van de dienst) in overleg met LL een alternatief slechtweerprogramma uit te werken, waarvan de organisatie ten laatste 48u voor aanvang van de levering van de dienst of uitvoering van de activiteit, in werking kan treden. Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager de weersvoorspelling te monitoren en LL tijdig in te lichten (minimaal 48u op voorhand) als zij wenst dat het samen uitgewerkte alternatieve slechtweerprogramma wordt uitgevoerd, ter vervanging van het initieel vastgelegde programma. De kostprijs van het alternatieve programma is vooraf besproken met LL en ligt vast in de overeenkomst.

De aanvrager bevindt zich steeds in de mogelijkheid, om welke reden dan ook, te vragen aan LL om de levering van een in de overeenkomst vastgelegde dienst of activiteit naar een latere datum te verplaatsen. LL behoudt zich het recht voor de gevraagde wijziging van datum te aanvaarden dan wel te verwerpen. Iedere wijziging m.b.t. tot de datum waarop de levering van de dienst moet plaatsvinden, kan een kost met zich meebrengen. Reeds betaalde voorschotten en bedragen worden niet terugbetaald.

6./ ANNULERING DOOR LEUVEN LEISURE

Als het in de overeenkomst afgesproken startuur voor de levering van de dienst of activiteit door de aanvrager niet wordt gerespecteerd, behoudt LL zich het recht voor de activiteit die te laat kan starten inhoudelijk te wijzigen. De gehele kost van de activiteit wordt in rekening gebracht. Bij een vertraging vanaf 30 minuten behoudt LL zich het recht voor de activiteit integraal te annuleren. De gehele kost van de activiteit wordt in rekening gebracht.

LL behoudt zich het recht voor deelnemers die onder intoxicatie van alcohol en of een ander verdovend middel zijn en zich naar het oordeel van de gids, begeleider of medewerker van LL niet afdoende gedragen of misdragen binnen een groep, te weigeren te bedienen. De gehele kost van de activiteit wordt ook voor hen in rekening gebracht.

LL behoudt zich ten allen tijde het recht voor de levering van een overeengekomen dienst te annuleren of inhoudelijk te wijzigen indien hier gegronde redenen voor zijn (bijvoorbeeld weersomstandigheden, stakingen, contractbreuken door derde partijen, leveranciers of onderaannemers etc.). Iedere beslissing die LL hierin neemt, neemt zij in het belang van het welzijn van de aanvrager en of de deelnemers en in het kader van het zoeken naar een uitstekende dienstverlening door het vastleggen van alternatieven. De aanvrager of deelnemer kan LL niet aansprakelijk stellen voor zulke onvoorziene wijzigingen noch een schadevergoeding eisen. De gehele kost van de activiteit wordt in rekening gebracht. Indien tijdens een activiteit een onvoorziene programmawijziging dient te gebeuren, zal de betrokken gids, begeleider of medewerker van LL de situatie aan de aanvrager of deelnemer verklaren en in overleg een alternatief of alternatieven in het programma bepalen.

7./ AANSPRAKELIJKHEID

LL  is in haar activiteiten verzekerd inzake haar burgerlijk aansprakelijk tegenover deelnemers en derden. LL is in haar activiteiten niet verzekerd tegen ongevallen waarbij deelnemers en derden betrokken zijn. Het is de eigen familiale verzekering, verzekering binnen uw bedrijf of andere zelf afgesloten andere verzekering die deelnemers en derden bij ongevallen beschermt. LL kan niet verantwoordelijk worden gesteld bij gebeurlijke ongevallen. De aanvrager heeft wel de mogelijkheid om tijdens de duur van een activiteit bij LL een bijkomende ongevallenverzekering af te sluiten.

De klant bevrijdt LL onvoorwaardelijk van alle claims, acties, schade, aansprakelijkheid, verlies, kosten en uitgaven voor het letsel, de dood, het verlies of de beschadiging van eigendom, die op enigerlei wijze zouden kunnen voortvloeien uit deelname aan de activiteiten van LL, het gebruik van andere aangeboden diensten of aangekochte producten bij LL.

8./ BEGELEIDING EN GEZONDHEID

De programma’s van LL zijn zorgvuldig uitgekiend en minutieus voorbereid. Onze begeleiders en gidsen zijn specialisten in hun domein en betrouwbare kenners van onze activiteiten. Iedere aanvrager of deelnemer wordt verondersteld zich ten allen tijde te schikken naar de richtlijnen van de begeleiders, gidsen en medewerkers van LL. Het niet naleven van afspraken en of richtlijnen kan aanleiding geven tot het uitsluiten van één of meer deelnemers door een begeleider, gids of medewerker van LL, zonder dat de deelnemer(s) in kwestie aanspraak kan/kunnen maken op een schadevergoeding. Ook wordt de gehele kost van de activiteit in rekening gebracht. Deelnemers verbinden zich ertoe de eventuele schade te dragen, veroorzaakt door het door hen niet naleven van afspraken en of richtlijnen van de begeleiders, gidsen of medewerkers van LL.

De programma’s van LL zijn ontworpen voor iedereen met een normale fysieke conditie. Door de boeking (het vastleggen van de overeenkomst tot levering van diensten) verklaart de aanvrager kennis te hebben genomen van de aard en inhoud van de activiteit, als gecommuniceerd op de website en ten allen tijde ook bespreekbaar met LL. Sommige activiteiten zijn fysiek wat meer intensief dan andere (bijvoorbeeld een kanotocht of een fietstocht). Het is de verantwoordelijkheid van de aanvrager na te gaan of alle deelnemers beschikken over de geschikte fysieke conditie en geschikte capaciteiten voor de gekozen activiteit. De aanvrager en of deelnemers verklaren zich louter door deelname aan een activiteit in een fysieke staat te zijn die toelaat eraan deel te nemen. De aanvrager en of deelnemers accepteren alle risico’s verbonden aan het deelnemen aan een activiteit of genieten van een dienst: dit zijn alle bekende en onbekende risico’s, voorzienbare en onvoorzienbare risico’s. De aanvrager en of deelnemers accepteren de persoonlijke verantwoordelijkheid voor elke vorm van aansprakelijkheid, letsel, verlies of schade die op enigerlei wijze verband houdt met deelname aan de activiteit.

9./ MATERIAAL

LL behoudt zich ten allen tijde het recht voor beschadigingen aan materiaal en of verloren materiaal in rekening te brengen aan de gebruiker, huurder of deelnemer. Onder alle omstandigheden anders dan deze waarbij de fout van de begeleider, gids of medewerker van LL kan worden bewezen, is bij verlies van materiaal van LL of beschadiging van materiaal van LL de gebruiker verantwoordelijk en dient deze de kosten te vergoeden.

10./ KLACHTEN

LL wilt u een schitterende en memorabele beleving bezorgen. Ondanks al onze zorgen is het toch mogelijk dat u als aanvrager of deelnemer een gerechtvaardigde klacht meent te hebben. Idealiter wordt de klacht of opmerking per direct tijdens de activiteit of uitvoering van de dienst ter plaatse bij de betrokken begeleider, gids of medewerker van LL ter kennis gebracht zodat hij of zij in de mogelijkheid kan verkeren meteen een oplossing te voorzien. Gebeurt dit niet, of kan de klacht niet bevredigend worden opgelost, ontvangt LL de klacht graag binnen de 48u via e-mail en neemt LL contact teneinde de klacht samen te remediëren. Kan de klacht niet in onderling overleg worden opgelost en of ontstaat er een geschil, zijn alleen de rechtbanken van Leuven bevoegd het geschil te behandelen.